Modul · PT Wisnu Integrasi Digital
Software Manajemen Tamu Pengganti Buku Tamu Kertas
Tamu check-in sendiri, tuan rumah diberi tahu otomatis, dan data kunjungan tersimpan rapi tanpa bisa dibaca tamu berikutnya.
Software manajemen tamu mencatat siapa yang datang, menemui siapa, dan kapan masuk serta keluar, lewat tablet atau kode QR, bukan buku tulis. PuluhLabs membangunnya mengikuti aturan keamanan gedung dan alur penerimaan tamu di tempat Anda.
Masalah yang sering terjadi
- Masalah 1
Buku tamu bisa dibaca siapa saja
Nama, nomor telepon, dan tujuan tamu sebelumnya terlihat oleh tamu berikutnya. Tulisannya pun sering tidak terbaca.
- Masalah 2
Resepsionis harus menelepon tiap tuan rumah
Tamu menunggu di lobi sementara resepsionis mencari karyawan yang dituju, sering lewat beberapa panggilan.
- Masalah 3
Tidak jelas siapa yang masih di dalam gedung
Saat ada simulasi evakuasi atau keadaan darurat, daftar tamu yang belum keluar baru bisa dijawab dengan menebak.
- Masalah 4
Kartu identitas ditahan dan bisa hilang
Kartu yang dititipkan di meja resepsionis mudah tertukar atau tertinggal ketika tamu pulang.
Fitur utama
Undangan dan pra-registrasi
Karyawan mengundang tamu lewat sistem, dan tamu menerima kode QR untuk check-in yang lebih cepat.
Check-in mandiri
Tamu mengisi data di tablet atau kios di lobi, termasuk tujuan kunjungan dan orang yang dituju.
Foto dan identitas
Foto tamu dan identitas dicatat bila kebijakan Anda memerlukannya, dengan akses terbatas untuk petugas tertentu.
Pemberitahuan ke tuan rumah
Begitu tamu check-in, karyawan yang dituju menerima pesan lewat email atau WhatsApp.
Tanda pengenal tamu
Label atau badge dicetak otomatis dengan nama tamu, tujuan, dan masa berlakunya.
Check-out dan daftar di dalam gedung
Daftar tamu yang masih berada di gedung tersedia kapan saja, termasuk untuk keperluan evakuasi.
Persetujuan aturan kunjungan
Tamu menyetujui aturan keselamatan atau perjanjian kerahasiaan secara digital sebelum masuk.
Daftar cekal dan tamu rutin
Pihak yang tidak boleh masuk ditandai, sedangkan tamu langganan seperti kurir dan vendor tidak perlu mengisi ulang.
Riwayat kunjungan
Kunjungan dapat dicari menurut tamu, tanggal, atau tuan rumah, dengan masa simpan data yang Anda tetapkan.
Alur kerja sebelum dan sesudah
Sebelum
- Tamu menulis data di buku di meja resepsionis.
- Resepsionis menelepon karyawan yang dituju.
- Kartu identitas dititipkan dan ditukar dengan tanda pengenal.
- Saat tamu pulang, tidak ada pencatatan jam keluar.
Sesudah
- Tamu check-in di tablet atau dengan kode QR undangan.
- Karyawan menerima pemberitahuan dan menjemput tamunya.
- Badge tamu tercetak otomatis tanpa menahan kartu identitas.
- Check-out tercatat, dan daftar tamu di dalam selalu terbarui.
Bisa disesuaikan dengan
Contoh penyesuaian yang sering diminta. Alur Anda bisa berbeda, dan itu justru titik awal pekerjaannya.
- Isian check-in sesuai jenis tamu: undangan rapat, vendor, kurir, atau kandidat.
- Aturan siapa yang boleh mengundang tamu dan ke area mana.
- Tampilan tablet dengan logo dan bahasa perusahaan.
- Format badge dan area cetaknya.
- Masa simpan dan penghapusan data kunjungan sesuai kebijakan privasi Anda.
- Pemberitahuan ke tim keamanan untuk tamu tertentu.
Integrasi
Terhubung ke modul lain
Terhubung ke sistem yang sudah Anda pakai
- WhatsApp Business API
- Email perusahaan
- Printer badge
- Google Calendar
Integrasi dikerjakan sesuai sistem yang Anda punya. Daftar ini contoh, bukan batasan.
Kenapa membangun Manajemen Tamu bersama PuluhLabs
Sistem mengikuti alur Anda
Kami mulai dari cara tim Anda bekerja hari ini. Layar, status, dan dokumen mengikuti itu, bukan template bawaan.
Biaya mengikuti lingkup, bukan jumlah pengguna
Penawaran disusun dari pekerjaan yang dibutuhkan. Menambah karyawan tidak menambah tagihan lisensi.
Kode menjadi milik Anda
Repositori Git diserahkan saat serah terima, sehingga Anda bisa melanjutkan dengan tim mana pun.
Engineer yang sama dari diskusi sampai go-live
Orang yang mendengar kebutuhan Anda adalah orang yang menulis dan meluncurkan sistemnya.
Cara kerja dalam lima tahap
Lama pengerjaan bergantung pada jumlah alur dan integrasi. Kami memberi perkiraan tertulis setelah sesi diskusi awal.
- 01
Discovery dan audit alur kerja
Kami duduk bersama tim operasional, lalu mencatat alur yang berjalan sekarang, dokumen yang dipakai, dan titik yang sering salah.
- 02
Blueprint sistem dan data
Alur diubah menjadi rancangan layar, struktur data, dan daftar integrasi. Anda menyetujui rancangan ini sebelum kode ditulis.
- 03
Pengembangan per sprint
Fitur dikerjakan bertahap dan diperlihatkan di akhir setiap sprint, jadi koreksi terjadi sebelum sistem selesai.
- 04
Pengujian dan migrasi data
Pengujian memakai data dan skenario Anda. Data lama dari Excel atau sistem sebelumnya diimpor, lalu pengguna melakukan uji terima.
- 05
Peluncuran dan serah terima
Sistem dipasang, pengguna dilatih, dan repositori Git beserta dokumentasi diserahkan kepada Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana data identitas tamu dijaga?
Data identitas hanya terlihat oleh peran yang Anda tunjuk, misalnya petugas keamanan. Masa simpannya diatur menurut kebijakan perusahaan Anda, dan setiap akses ke data tersebut tercatat.
Apakah wajib memasang tablet di lobi?
Tidak. Check-in juga bisa lewat kode QR di ponsel tamu, atau resepsionis memasukkan data atas nama tamu. Kami menyesuaikannya dengan kondisi lobi Anda.
Bisakah dipakai di gedung dengan banyak penyewa?
Bisa. Tamu diarahkan ke tuan rumah di perusahaan penyewa yang tepat, dan tiap penyewa hanya melihat tamunya sendiri.
Bagaimana dengan tamu yang tidak punya ponsel atau kesulitan memakai tablet?
Resepsionis dapat mendaftarkan tamu dari layar petugas. Alur ini disiapkan sejak awal, bukan sebagai pengecualian.
Bisakah dihubungkan dengan akses pintu atau turnstile?
Bergantung pada perangkat akses yang Anda pakai dan apakah ia menyediakan integrasi. Kami memeriksanya di tahap desain sebelum menjanjikan.
Berapa biaya dan lama pengerjaannya?
Kami menyusun penawaran setelah melihat jumlah pintu masuk, jenis tamu, dan perangkat yang akan dipasang.
Ceritakan alur kerja yang ingin Anda rapikan
Cukup beberapa kalimat. Kami membalas dengan pertanyaan lanjutan dan jadwal sesi diskusi, maksimal 1x24 jam.