Modul · PT Wisnu Integrasi Digital
Software Manajemen Dokumen yang Menjaga Satu Versi Terbaru
Dokumen tersimpan di satu tempat dengan riwayat versi dan hak akses per orang, jadi tidak ada lagi file bernama final_revisi_terakhir_2.
Software manajemen dokumen menyimpan arsip perusahaan secara terpusat, mencatat setiap perubahan versi, dan membatasi siapa yang boleh membuka atau mengubahnya. PuluhLabs membangunnya mengikuti struktur arsip, jenis dokumen, dan alur persetujuan yang berlaku di perusahaan Anda.
Masalah yang sering terjadi
- Masalah 1
File tersebar di email, flashdisk, dan komputer pribadi
Saat dokumen dibutuhkan, tidak ada yang yakin di mana salinan resminya. Orang yang menyimpannya mungkin sedang cuti.
- Masalah 2
Versi ganda yang tidak jelas mana yang berlaku
Beberapa orang mengedit salinan masing-masing, dan keputusan diambil dari versi yang sudah kedaluwarsa.
- Masalah 3
Dokumen sensitif bisa dibuka siapa saja
Folder bersama tidak punya pembatasan yang jelas, sehingga kontrak dan data karyawan bisa terlihat oleh bagian yang tidak berkepentingan.
- Masalah 4
Dokumen penting habis masa berlakunya tanpa pengingat
Izin, sertifikat, dan kontrak baru diingat setelah lewat tanggal, ketika perpanjangan sudah terlambat.
Fitur utama
Penyimpanan terstruktur
Dokumen disusun menurut folder, jenis, atau proyek yang Anda tentukan, dan dilengkapi label untuk pencarian.
Riwayat versi
Setiap perubahan menjadi versi baru dengan catatan siapa mengubah dan kapan. Versi lama tetap bisa dibuka.
Hak akses per orang dan tim
Setiap folder atau dokumen punya aturan siapa yang boleh melihat, mengubah, atau membagikannya.
Pencarian
Dokumen bisa dicari menurut nama, jenis, label, pemilik, tanggal, dan isian khusus seperti nomor kontrak.
Persetujuan dokumen
Dokumen yang perlu disetujui melewati urutan penyetuju, dan statusnya tampil sebagai draf, ditinjau, atau berlaku.
Masa berlaku dan pengingat
Dokumen yang punya tanggal kedaluwarsa memberi pengingat kepada pemiliknya sebelum habis.
Berbagi dengan pihak luar
Tautan berbagi bisa diberi batas waktu dan dicabut, jadi dokumen tidak perlu dikirim sebagai lampiran email.
Jejak aktivitas
Siapa membuka, mengunduh, atau mengubah dokumen tercatat dan dapat dilihat oleh yang berwenang.
Lampiran ke modul lain
Dokumen bisa ditautkan ke kontrak, proyek, karyawan, atau aset, sehingga berkas pendukung ikut terbuka bersama datanya.
Alur kerja sebelum dan sesudah
Sebelum
- Dokumen dikirim sebagai lampiran email dan disimpan di komputer penerima.
- Revisi dibuat pada salinan masing-masing.
- Dokumen lama dicari dengan menanyakan ke beberapa orang.
- Masa berlaku izin dicatat di kalender pribadi.
Sesudah
- Dokumen diunggah ke satu tempat dengan jenis dan pemilik yang jelas.
- Revisi menjadi versi baru di dokumen yang sama.
- Dokumen dicari lewat kolom pencarian dan filter.
- Pengingat masa berlaku dikirim ke pemilik dokumen.
Bisa disesuaikan dengan
Contoh penyesuaian yang sering diminta. Alur Anda bisa berbeda, dan itu justru titik awal pekerjaannya.
- Struktur folder dan jenis dokumen sesuai arsip yang Anda pakai sekarang.
- Isian khusus per jenis dokumen, seperti nomor, tanggal terbit, dan pihak terkait.
- Alur persetujuan dan penomoran dokumen.
- Aturan hak akses menurut jabatan, unit kerja, atau tingkat kerahasiaan.
- Masa simpan dokumen dan aturan pengarsipan.
- Impor arsip digital yang sudah ada dengan struktur foldernya.
Integrasi
Terhubung ke modul lain
Terhubung ke sistem yang sudah Anda pakai
- Email perusahaan
- Google Drive
- Penyimpanan file perusahaan
- Tanda tangan elektronik (bila tersedia)
- WhatsApp Business API
Integrasi dikerjakan sesuai sistem yang Anda punya. Daftar ini contoh, bukan batasan.
Kenapa membangun Manajemen Dokumen bersama PuluhLabs
Sistem mengikuti alur Anda
Kami mulai dari cara tim Anda bekerja hari ini. Layar, status, dan dokumen mengikuti itu, bukan template bawaan.
Biaya mengikuti lingkup, bukan jumlah pengguna
Penawaran disusun dari pekerjaan yang dibutuhkan. Menambah karyawan tidak menambah tagihan lisensi.
Kode menjadi milik Anda
Repositori Git diserahkan saat serah terima, sehingga Anda bisa melanjutkan dengan tim mana pun.
Engineer yang sama dari diskusi sampai go-live
Orang yang mendengar kebutuhan Anda adalah orang yang menulis dan meluncurkan sistemnya.
Cara kerja dalam lima tahap
Lama pengerjaan bergantung pada jumlah alur dan integrasi. Kami memberi perkiraan tertulis setelah sesi diskusi awal.
- 01
Discovery dan audit alur kerja
Kami duduk bersama tim operasional, lalu mencatat alur yang berjalan sekarang, dokumen yang dipakai, dan titik yang sering salah.
- 02
Blueprint sistem dan data
Alur diubah menjadi rancangan layar, struktur data, dan daftar integrasi. Anda menyetujui rancangan ini sebelum kode ditulis.
- 03
Pengembangan per sprint
Fitur dikerjakan bertahap dan diperlihatkan di akhir setiap sprint, jadi koreksi terjadi sebelum sistem selesai.
- 04
Pengujian dan migrasi data
Pengujian memakai data dan skenario Anda. Data lama dari Excel atau sistem sebelumnya diimpor, lalu pengguna melakukan uji terima.
- 05
Peluncuran dan serah terima
Sistem dipasang, pengguna dilatih, dan repositori Git beserta dokumentasi diserahkan kepada Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah dokumen yang sudah menumpuk di folder bersama dipindahkan?
Bisa. Kami mengimpor berkas beserta struktur foldernya, lalu Anda melengkapi jenis, pemilik, dan masa berlakunya bertahap, mulai dari dokumen yang paling sering dipakai.
Apakah dokumen yang discan bisa dicari isinya?
Pencarian berdasarkan nama, label, dan isian dokumen tersedia. Pencarian isi dari dokumen hasil pindai memerlukan pengenalan teks (OCR), yang kami bahas dan konfirmasi bila Anda membutuhkannya.
Seberapa aman dokumen yang bersifat rahasia?
Akses dibatasi per dokumen atau folder, dan setiap pembukaan serta pengunduhan tercatat. Tempat penyimpanan dan cadangan data kami tuliskan dalam penawaran.
Apakah ini menggantikan Google Drive atau penyimpanan file yang kami pakai?
Bisa menggantikan, bisa juga berdampingan. Bila file tetap di penyimpanan lama, sistem kami hanya mengelola datanya: versi, hak akses, persetujuan, dan pengingat.
Bisakah dipakai untuk dokumen kontrak?
Bisa. Untuk pengelolaan kontrak yang lebih rinci, seperti penyusunan dan perpanjangan, tersedia modul Manajemen Kontrak yang memakai data dokumen yang sama.
Berapa biaya dan lama pengerjaannya?
Kami menyusun penawaran setelah melihat volume arsip, jumlah jenis dokumen, dan alur persetujuan yang perlu diatur. Tidak ada lisensi per pengguna.
Ceritakan alur kerja yang ingin Anda rapikan
Cukup beberapa kalimat. Kami membalas dengan pertanyaan lanjutan dan jadwal sesi diskusi, maksimal 1x24 jam.