Modul · PT Wisnu Integrasi Digital
Software Timesheet yang Menjadi Dasar Penagihan Proyek
Jam kerja dicatat per orang, proyek, dan tugas, lalu dipakai untuk menagih klien dan mengetahui biaya sebenarnya dari setiap proyek.
Software timesheet mencatat berapa jam tiap karyawan mengerjakan tiap proyek atau tugas. Datanya dipakai untuk menagih klien, menghitung biaya tenaga kerja proyek, dan melihat beban kerja tim. PuluhLabs membangunnya mengikuti cara tim Anda membagi pekerjaan dan menetapkan tarif.
Masalah yang sering terjadi
- Masalah 1
Jam diisi di akhir bulan dari ingatan
Karyawan menebak berapa jam yang dipakai di tiap proyek. Angkanya jarang cocok dengan kenyataan.
- Masalah 2
Biaya proyek sebenarnya tidak diketahui
Proyek terlihat untung di atas kertas, padahal jam kerja yang terpakai jauh melebihi perkiraan.
- Masalah 3
Penagihan ke klien berdasarkan tebakan
Klien menanyakan rincian jam di faktur, dan jawabannya harus dikumpulkan dari beberapa orang.
- Masalah 4
Jam tertagih dan tidak tertagih tercampur
Pekerjaan internal, rapat, dan pekerjaan untuk klien dicatat bersama, sehingga sulit menghitung yang bisa ditagih.
Fitur utama
Pencatatan harian atau mingguan
Karyawan mengisi jam per proyek dan tugas dengan cepat dari komputer atau ponsel.
Pencatat waktu (timer)
Waktu bisa dicatat dengan tombol mulai dan berhenti saat mengerjakan tugas, tanpa menebak belakangan.
Proyek, tugas, dan klien
Setiap jam melekat pada proyek dan tugas yang terhubung ke klien, sehingga rekapnya langsung bisa dipakai.
Persetujuan atasan
Timesheet diperiksa dan disetujui per periode sebelum dipakai untuk penagihan atau gaji.
Tarif per orang atau peran
Tarif tagih dan biaya internal diatur per karyawan atau jabatan, termasuk tarif lembur bila perlu.
Jam tertagih dan tidak tertagih
Setiap entri ditandai bisa ditagih atau tidak, sehingga nilai penagihan tidak menyertakan pekerjaan internal.
Anggaran jam dibandingkan realisasi
Setiap proyek punya anggaran jam, dan sisa serta kelebihannya terlihat selama proyek berjalan.
Pengingat pengisian
Karyawan yang belum mengisi diberi pengingat, dan atasan melihat siapa yang tertinggal.
Laporan utilisasi
Berapa persen waktu tim terpakai untuk pekerjaan klien dan berapa untuk yang lain bisa dilihat per orang dan per periode.
Alur kerja sebelum dan sesudah
Sebelum
- Karyawan mengingat-ingat jam kerja di akhir bulan.
- Koordinator mengumpulkan angka lewat pesan dan spreadsheet.
- Keuangan menyusun faktur dari rekap yang dibuat manual.
- Biaya proyek dihitung setelah proyek selesai.
Sesudah
- Karyawan mencatat jam di hari yang sama.
- Atasan menyetujui timesheet per periode di sistem.
- Jam yang disetujui menjadi dasar faktur ke klien.
- Biaya proyek terlihat selama proyek berjalan.
Bisa disesuaikan dengan
Contoh penyesuaian yang sering diminta. Alur Anda bisa berbeda, dan itu justru titik awal pekerjaannya.
- Struktur proyek dan tugas sesuai cara tim Anda membagi pekerjaan.
- Tarif tagih berbeda per klien, peran, atau jenis pekerjaan.
- Pembulatan waktu, misalnya per 15 menit.
- Alur persetujuan oleh manajer proyek, lalu atasan.
- Batas jam harian atau mingguan dan aturan lembur.
- Format rekap jam yang dilampirkan di faktur.
Integrasi
Terhubung ke modul lain
Terhubung ke sistem yang sudah Anda pakai
- Mekari Jurnal
- Accurate
- SAP
- Odoo
- Google Calendar
Integrasi dikerjakan sesuai sistem yang Anda punya. Daftar ini contoh, bukan batasan.
Kenapa membangun Timesheet bersama PuluhLabs
Sistem mengikuti alur Anda
Kami mulai dari cara tim Anda bekerja hari ini. Layar, status, dan dokumen mengikuti itu, bukan template bawaan.
Biaya mengikuti lingkup, bukan jumlah pengguna
Penawaran disusun dari pekerjaan yang dibutuhkan. Menambah karyawan tidak menambah tagihan lisensi.
Kode menjadi milik Anda
Repositori Git diserahkan saat serah terima, sehingga Anda bisa melanjutkan dengan tim mana pun.
Engineer yang sama dari diskusi sampai go-live
Orang yang mendengar kebutuhan Anda adalah orang yang menulis dan meluncurkan sistemnya.
Cara kerja dalam lima tahap
Lama pengerjaan bergantung pada jumlah alur dan integrasi. Kami memberi perkiraan tertulis setelah sesi diskusi awal.
- 01
Discovery dan audit alur kerja
Kami duduk bersama tim operasional, lalu mencatat alur yang berjalan sekarang, dokumen yang dipakai, dan titik yang sering salah.
- 02
Blueprint sistem dan data
Alur diubah menjadi rancangan layar, struktur data, dan daftar integrasi. Anda menyetujui rancangan ini sebelum kode ditulis.
- 03
Pengembangan per sprint
Fitur dikerjakan bertahap dan diperlihatkan di akhir setiap sprint, jadi koreksi terjadi sebelum sistem selesai.
- 04
Pengujian dan migrasi data
Pengujian memakai data dan skenario Anda. Data lama dari Excel atau sistem sebelumnya diimpor, lalu pengguna melakukan uji terima.
- 05
Peluncuran dan serah terima
Sistem dipasang, pengguna dilatih, dan repositori Git beserta dokumentasi diserahkan kepada Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah timesheet cocok untuk tim yang tidak menagih per jam?
Cocok. Banyak tim memakainya hanya untuk mengetahui biaya proyek dan beban kerja, bukan untuk menagih per jam. Pencatatannya sama, hanya tampilan laporannya yang berbeda.
Bisakah menghasilkan faktur langsung dari timesheet?
Bisa. Jam yang sudah disetujui dan ditandai tertagih menjadi baris faktur, lengkap dengan tarifnya. Hasilnya dapat diteruskan ke modul e-Invoicing kami atau software akuntansi yang Anda pakai.
Bagaimana agar karyawan benar-benar mengisinya?
Kuncinya membuat pengisian cepat dan mengingatkannya, bukan menghukum. Karena itu tampilan kami buat ringkas, ada pencatat waktu, dan atasan melihat siapa yang belum mengisi.
Bisakah dipakai bersama modul Manajemen Proyek dan HRM?
Bisa. Proyek dan tugas dibaca dari Manajemen Proyek, sedangkan jam yang disetujui dapat dikirim ke HRM untuk perhitungan lembur atau upah per jam.
Apakah data jam kerja karyawan hanya dilihat oleh yang berhak?
Ya. Karyawan melihat datanya sendiri, atasan melihat timnya, dan tarif hanya terlihat oleh peran yang Anda tunjuk.
Berapa biaya dan lama pengerjaannya?
Kami menyusun penawaran setelah mengetahui struktur proyek, aturan tarif, dan integrasi ke keuangan atau payroll yang diperlukan.
Ceritakan alur kerja yang ingin Anda rapikan
Cukup beberapa kalimat. Kami membalas dengan pertanyaan lanjutan dan jadwal sesi diskusi, maksimal 1x24 jam.