Modul · PT Wisnu Integrasi Digital
Software Pengadaan dengan Persetujuan yang Tidak Macet di Meja Atasan
Permintaan beli dari tiap cabang, penawaran pemasok, PO, dan persetujuan berjalan dalam satu alur yang mengikuti aturan belanja perusahaan Anda.
Software pengadaan mengatur proses membeli: dari permintaan (purchase request), perbandingan pemasok, purchase order, sampai barang diterima dan tagihan dibayar. PuluhLabs membangunnya mengikuti batas wewenang dan prosedur belanja yang berlaku di perusahaan Anda.
Masalah yang sering terjadi
- Masalah 1
Permintaan beli datang lewat chat tanpa dokumen
Cabang meminta barang lewat pesan, dan bagian pembelian harus menanyakan jumlah, spesifikasi, dan alasan satu per satu.
- Masalah 2
Harga pemasok sulit dibandingkan
Penawaran tersebar di email dan chat. Tanpa daftar sejajar, pilihan pemasok sering jatuh pada yang paling dikenal, bukan yang paling sesuai.
- Masalah 3
Persetujuan macet saat atasan tidak di tempat
Tanda tangan bergiliran di kertas membuat PO tertahan berhari-hari, dan pemohon tidak tahu sedang menunggu siapa.
- Masalah 4
PO dibuat tanpa melihat stok dan pembelian lain
Dua cabang membeli barang yang sama secara terpisah, padahal gudang pusat masih punya stoknya.
Fitur utama
Purchase request per cabang
Setiap cabang membuat permintaan dengan barang, jumlah, dan alasan dalam format yang seragam.
Persetujuan berjenjang
Penyetuju ditentukan oleh nilai dan jenis belanja. Pemohon melihat permintaannya sedang menunggu siapa.
Pengganti penyetuju
Saat penyetuju cuti, wewenangnya dialihkan ke orang yang Anda tunjuk, tanpa persetujuan tertahan.
Permintaan penawaran dan perbandingan
Penawaran dari beberapa pemasok dicatat sejajar, lengkap dengan harga, waktu kirim, dan syaratnya.
Purchase order dari permintaan
PO dibuat dari PR yang sudah disetujui dan dikirim ke pemasok, tanpa mengetik ulang.
Penerimaan barang dan pencocokan tagihan
Barang yang datang dicocokkan dengan PO, dan tagihan pemasok dicek terhadap keduanya sebelum dibayar.
Data pemasok dan riwayatnya
Kontak, harga terakhir, dan kinerja pengiriman tiap pemasok tersimpan dan bisa dibandingkan.
Cek stok saat memesan
Saat PR dibuat, stok di gudang lain terlihat, sehingga pembelian yang tidak perlu bisa dicegah.
Alur kerja sebelum dan sesudah
Sebelum
- Cabang meminta barang lewat pesan grup.
- Bagian pembelian mencari penawaran lewat telepon dan email.
- PO diketik, dicetak, lalu berkeliling untuk tanda tangan.
- Barang datang, dan tagihan dicocokkan dari tumpukan berkas.
Sesudah
- Cabang membuat PR di sistem dengan data lengkap.
- Penawaran pemasok dicatat dan dibandingkan dalam satu layar.
- PO disetujui sesuai batas wewenang dan dikirim dari sistem.
- Penerimaan barang dan tagihan dicocokkan otomatis terhadap PO.
Bisa disesuaikan dengan
Contoh penyesuaian yang sering diminta. Alur Anda bisa berbeda, dan itu justru titik awal pekerjaannya.
- Batas nilai dan urutan penyetuju sesuai struktur organisasi.
- Aturan khusus untuk belanja tertentu, misalnya wajib tiga penawaran di atas nilai tertentu.
- Anggaran per cabang atau departemen yang dicek saat PR dibuat.
- Format PO dan kop dokumen perusahaan.
- Daftar pemasok terdaftar dan proses penilaiannya.
- Belanja berulang dengan jadwal tetap.
Integrasi
Terhubung ke modul lain
Terhubung ke sistem yang sudah Anda pakai
- SAP
- Odoo
- Mekari Jurnal
- Accurate
- WhatsApp Business API
- Email pemasok
Integrasi dikerjakan sesuai sistem yang Anda punya. Daftar ini contoh, bukan batasan.
Kenapa membangun Pengadaan bersama PuluhLabs
Sistem mengikuti alur Anda
Kami mulai dari cara tim Anda bekerja hari ini. Layar, status, dan dokumen mengikuti itu, bukan template bawaan.
Biaya mengikuti lingkup, bukan jumlah pengguna
Penawaran disusun dari pekerjaan yang dibutuhkan. Menambah karyawan tidak menambah tagihan lisensi.
Kode menjadi milik Anda
Repositori Git diserahkan saat serah terima, sehingga Anda bisa melanjutkan dengan tim mana pun.
Engineer yang sama dari diskusi sampai go-live
Orang yang mendengar kebutuhan Anda adalah orang yang menulis dan meluncurkan sistemnya.
Cara kerja dalam lima tahap
Lama pengerjaan bergantung pada jumlah alur dan integrasi. Kami memberi perkiraan tertulis setelah sesi diskusi awal.
- 01
Discovery dan audit alur kerja
Kami duduk bersama tim operasional, lalu mencatat alur yang berjalan sekarang, dokumen yang dipakai, dan titik yang sering salah.
- 02
Blueprint sistem dan data
Alur diubah menjadi rancangan layar, struktur data, dan daftar integrasi. Anda menyetujui rancangan ini sebelum kode ditulis.
- 03
Pengembangan per sprint
Fitur dikerjakan bertahap dan diperlihatkan di akhir setiap sprint, jadi koreksi terjadi sebelum sistem selesai.
- 04
Pengujian dan migrasi data
Pengujian memakai data dan skenario Anda. Data lama dari Excel atau sistem sebelumnya diimpor, lalu pengguna melakukan uji terima.
- 05
Peluncuran dan serah terima
Sistem dipasang, pengguna dilatih, dan repositori Git beserta dokumentasi diserahkan kepada Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah aturan persetujuan kami yang rumit dimasukkan?
Bisa. Batas nilai, jenis belanja, cabang, dan pengganti saat penyetuju berhalangan dapat diatur. Kami menuliskannya sebagai aturan yang Anda setujui sebelum sistem dibangun.
Apakah pemasok perlu memakai sistem ini juga?
Tidak wajib. PO dan permintaan penawaran dapat dikirim lewat email atau WhatsApp. Bila Anda ingin pemasok mengisi sendiri penawarannya, portal pemasok bisa ditambahkan.
Bagaimana kalau stok dikelola di sistem lain?
Pengadaan bisa membaca saldo dari modul Inventori kami, atau dari SAP, Odoo, dan sistem lain yang Anda pakai, selama datanya bisa diakses lewat integrasi.
Bisakah riwayat pembelian lama diimpor?
Bisa. Daftar pemasok dan harga terakhir dapat diimpor dari file Anda, sehingga perbandingan harga langsung bermanfaat sejak hari pertama.
Apakah setiap persetujuan tercatat untuk keperluan audit?
Ya. Setiap PR dan PO menyimpan siapa membuat, siapa menyetujui, kapan, dan perubahan apa yang dilakukan.
Berapa biaya dan lama pengerjaannya?
Bergantung pada jumlah cabang, kerumitan aturan persetujuan, dan integrasi. Kami menyusun perkiraan setelah memetakan aturan persetujuan yang Anda pakai sekarang.
Ceritakan alur kerja yang ingin Anda rapikan
Cukup beberapa kalimat. Kami membalas dengan pertanyaan lanjutan dan jadwal sesi diskusi, maksimal 1x24 jam.