ERP kustom, ERP paket, atau tetap di Excel: cara memilih tanpa menebak
Tiga pilihan dengan kekuatan dan biaya yang berbeda. Panduan ini membandingkannya dari sisi yang biasanya menentukan: alur kerja, biaya, kendali, dan kecepatan mulai.
Excel cocok bila datanya sedikit dan dipegang satu atau dua orang. ERP paket cocok bila alur kerja Anda mirip dengan kebanyakan perusahaan sejenis, karena fiturnya sudah jadi. ERP kustom cocok bila alur kerja Anda khas dan justru menjadi alasan usaha Anda berjalan, sehingga sistem sebaiknya mengikuti Anda, bukan sebaliknya.
Ketiganya berdampingan
Tabel ini membandingkan kategori, bukan produk tertentu. Di tiap kategori ada pengecualian, jadi pakai tabel sebagai peta awal lalu cek ke penyedia yang Anda pertimbangkan.
| Aspek | Excel | ERP paket | ERP kustom |
|---|---|---|---|
| Cara kerja | Anda menyusun tabel dan rumus sendiri | Anda memakai sistem jadi lalu mengatur pengaturannya | Sistem dibangun mengikuti alur kerja Anda |
| Biaya yang sering muncul | Nyaris nol di awal. Biaya tersembunyi ada di waktu orang yang merawat file | Sering berupa langganan atau lisensi per pengguna, ditambah biaya penyesuaian dan pelatihan | Biaya proyek di muka dan biaya perawatan sesudahnya. Biaya mengikuti lingkup pekerjaan |
| Kecocokan dengan alur Anda | Penuh, tetapi Anda sendiri yang menjaganya | Baik bila alurnya umum. Bagian yang khas perlu kompromi atau penyesuaian | Mengikuti alur Anda sejak awal |
| Kendali atas data dan kode | Penuh atas file | Bergantung pada vendor dan kontrak. Tanyakan soal ekspor data dan batas penyesuaian | Pada proyek PuluhLabs, repositori Git diserahkan saat serah terima |
| Risiko utama | Rumus salah, versi bentrok, bergantung pada satu orang | Bisnis dipaksa menyesuaikan diri, dan biaya naik saat pengguna atau kebutuhan khusus bertambah | Butuh keputusan kebutuhan yang jelas di awal, dan hasilnya bergantung pada tim pembuat |
| Cocok bila | Data sedikit, satu atau dua orang, perubahan jarang | Alur umum, ingin cepat berjalan, ada orang internal yang mengatur sistem | Alur khas, banyak integrasi, atau Anda ingin memiliki kodenya |
Kapan Excel masih cukup
Excel yang dirawat baik adalah pilihan yang sah, dan sering kali yang termurah. Pindah dari Excel hanya karena terdengar lebih serius justru menambah biaya tanpa mengurangi masalah.
- Jumlah barang, pelanggan, atau transaksi masih bisa dipegang satu atau dua orang tanpa kehilangan arah.
- Angka di file jarang berbeda dari kenyataan, dan bila berbeda penyebabnya cepat ketemu.
- Tidak ada kebutuhan jejak siapa mengubah apa, misalnya untuk audit atau persetujuan berjenjang.
- Perubahan alur kerja jarang, sehingga rumus yang ada tidak sering dibongkar.
Bila Anda berada di situ, kami menyediakan template Excel dan kalkulator gratis di halaman Template dan kalkulator operasional. Tanpa daftar akun.
Kapan ERP paket lebih masuk akal
Sistem kustom sering berlebihan bila kebutuhan Anda sama dengan kebutuhan kebanyakan perusahaan sejenis. Fitur yang sudah jadi dan sudah dipakai banyak orang punya nilai tersendiri.
- Alur kerja Anda mengikuti praktik umum di industri, tanpa langkah khas yang menjadi pembeda usaha.
- Anda ingin mulai berjalan dengan cepat dan bersedia menyesuaikan kebiasaan tim dengan sistemnya.
- Ada orang di dalam perusahaan yang bisa mengatur dan merawat sistem setelah dipasang.
- Anggaran lebih nyaman dalam bentuk biaya berulang daripada biaya proyek di muka.
Kapan sistem kustom layak dipertimbangkan
Sistem kustom mulai masuk akal ketika penyesuaian pada sistem jadi terus bertambah, atau ketika alur kerja Anda adalah bagian dari keunggulan usaha.
- Anda sudah memakai sistem jadi, tetapi sebagian besar pekerjaan masih diselesaikan di Excel di luar sistem.
- Alur kerja Anda khas, misalnya cara menghitung harga, menjadwalkan produksi, atau menyetujui pembelian yang tidak ditemukan di sistem umum.
- Anda perlu terhubung langsung ke sistem yang sudah dipakai, seperti SAP, Odoo, WhatsApp, payment gateway, atau API ekspedisi.
- Anda ingin memiliki kodenya, supaya bisa melanjutkan dengan tim mana pun di kemudian hari.
- Kebutuhan akan berkembang bertahap, dan Anda lebih suka membangun modul demi modul.
Lima pertanyaan sebelum memutuskan
- 1
Apa yang sebenarnya rusak sekarang?
Tulis dalam satu kalimat. Bila jawabannya "semuanya", mulailah dari satu proses saja. Sistem yang mencoba memperbaiki semua hal sekaligus jarang selesai.
- 2
Berapa langkah kerja Anda yang berbeda dari kebanyakan perusahaan sejenis?
Hitung langkah yang tidak bisa Anda lepas tanpa mengubah cara usaha berjalan. Sedikit langkah khas condong ke ERP paket, banyak langkah khas condong ke sistem kustom.
- 3
Siapa yang akan merawat sistem setelah berjalan?
ERP paket butuh orang yang mengatur pengaturannya. Sistem kustom butuh perjanjian perawatan atau tim internal. Sistem tanpa pemilik cepat usang.
- 4
Apa yang terjadi pada data dan kode bila penyedia berhenti bekerja sama?
Minta jawabannya tertulis: apakah data bisa diekspor lengkap, dan siapa memegang kodenya. Jawaban ini sering menentukan biaya pindah di masa depan.
- 5
Berapa biaya total selama tiga tahun?
Jangan membandingkan hanya tahun pertama. Hitung untuk jumlah pengguna yang Anda rencanakan, ditambah biaya penyesuaian, pelatihan, dan perawatan pada tiap pilihan.
Bagaimana PuluhLabs mengerjakan sistem kustom
PuluhLabs membangun software bisnis mengikuti alur kerja klien. Pekerjaan dimulai dari audit alur yang berjalan, dilanjutkan rancangan sistem dan data yang Anda setujui sebelum kode ditulis, lalu dikerjakan per sprint, diuji dengan data Anda, dan diserahkan bersama repositori Git dan dokumentasi.
Bila Anda belum yakin kustom adalah jawabannya, konfigurator modul membantu memetakan masalah ke modul yang perlu dibahas, tanpa harga dan tanpa kewajiban. Jawaban jujur dari diskusi awal kadang adalah "untuk kebutuhan ini, Excel atau ERP paket sudah cukup".
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah ERP kustom selalu lebih mahal daripada ERP paket?
Tidak selalu, tetapi biayanya dibayar dengan cara berbeda: biaya proyek di muka dan perawatan, bukan langganan per pengguna. Bandingkan total tiga tahun untuk jumlah pengguna yang Anda rencanakan, dan hitung juga biaya penyesuaian pada ERP paket.
Bisakah saya mulai dari Excel lalu pindah ke sistem nanti?
Bisa, dan itu jalur yang umum. Data dari Excel diimpor saat migrasi. Tabel yang rapi, dengan kode barang yang konsisten dan satu baris untuk satu catatan, membuat migrasi jauh lebih mudah.
Apakah sistem kustom bisa tersambung dengan ERP paket yang sudah saya pakai?
Bisa lewat integrasi, misalnya menghubungkan katalog atau portal dengan Odoo atau Accurate. Kebutuhan tiap kasus berbeda, jadi dibahas di diskusi awal.
Siapa yang memegang kode pada proyek PuluhLabs?
Repositori Git diserahkan kepada klien saat serah terima, sehingga klien bisa melanjutkan pengembangan dengan tim mana pun.
Langkah berikutnya
Pilih sesuai di mana Anda berada sekarang.
- ERP terpaduPaduvaAkuntansi, penjualan, inventori, dan pengadaan dalam satu sistem; modul lain ditambah sesuai kebutuhan.
- Distribusi dan tradingSaluroPesanan sales, stok multi-gudang, pengiriman, dan faktur untuk usaha distribusi.
- ERP TerintegrasiKeuangan, penjualan, stok, pembelian, dan SDM dalam satu sistem yang bisa dipecah per modul.
- InventoriStok per lokasi, transfer antar gudang, kontrol biaya, dan saran pembelian ulang.
- PengadaanPurchase request per cabang, PO, persetujuan, dan data pemasok.